企業に大きな損害がでないように大切な情報を処分する方法

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業者に依頼して処分

機密文書の処理のされ方のトレンド

どんな企業においても顧客情報や新製品の企画書などの機密情報を取り扱っているものであり、会議の際にはそれが印刷されて文書として取り扱われます。あるいは情報としてデータ化されずに印刷物として保管されている場合もあります。そういった機密文書は会議の終了や定期的な整理等、あるタイミングをもって処理される必要がでてきます。 その際に活躍するのがシュレッダーであり、数十枚程度の書類であれば容易に処分できます。しかし、数百枚、数千枚となってしまうとその処理にかかる時間も労力も大変なものになります。シュレッダー側も同時に大量に裁断できるよう開発が進められる一方で、そういった機密文書は最近では適切な契約のもとに外注して処理してもらうことが増えてきています。

運送と処分の観点からサービスが展開

機密文書を外注して処分してもらうときにはそれなりのリスクが生じます。情報漏洩という可能性があるからです。運搬中、処分中のいずれにもリスクがあり、適切な契約を行い、保険に入った上で実行される必要があります。 必然的に、便利屋のような様々な仕事を請け負う業者ではなく、こういった機密文書の処理を専門とする業者が担うのが一般的です。運送会社やリサイクル業者が担っている場合もあり、運送か紙のリサイクル等の処理のいずれかに深く関わっている専門業者がシェアを広げている傾向にあります。業者によってその処分の方法も異なり、大型のシュレッダーを用いて全て規則的に裁断するものや、溶解させてしまうものなどがあり、もともとの専門の業種によって違いが生まれている傾向があります。